Medical Secretary / Medical Administrator – GP Practice

Overview

Medical Secretary / Medical Administrator – GP Practice
 
Location:
Mayo
 
Job Type:
Full-Time
 
Salary:
Depending on experience
 
Start Date:
Immediate
 
About the Role:
We’re hiring a Medical Secretary / Medical Administrator to support our GP practice in Mayo  Ireland. This front-line role involves managing patient appointments, medical records, repeat prescriptions, and referrals using clinical software like Socrates or Helix. If you’re experienced in healthcare administration and thrive in a fast-paced clinical setting, we’d love to hear from you.
 
Key Responsibilities:

• Manage front-desk operations in a busy Irish GP clinic, including greeting patients and answering phone calls.
• Schedule and manage patient appointments using clinical systems such as Socrates or Helix Practice Manager.
• Process repeat prescription requests and issue documentation as directed by GPs.
• Maintain and update electronic patient records, ensuring accuracy and compliance with data protection.
• Type and send medical correspondence including referral letters, reports, and follow-up notes.
• Coordinate with hospitals, labs, pharmacies, and external healthcare providers as needed.
• Handle incoming and outgoing correspondence including post and email.
• Take patient payments and maintain accurate financial transaction records.
• Ensure GDPR compliance and confidentiality of patient information at all times.
• Support general medical administrative duties as part of the GP support team.

 
Key Requirements:

• Previous experience as a Medical Secretary or Healthcare Administrator, preferably in a GP practice.
• Proficiency in Irish GP practice software such as Socrates or Helix.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Strong organisational and multitasking capabilities.
• Ability to work independently and collaboratively within a clinical team.
• Attention to detail and accuracy in medical documentation.
• Strict adherence to patient confidentiality and GDPR regulations.

 
Desirable:

• Formal qualification in medical administration or secretarial training.
• Knowledge of Irish healthcare systems, HSE protocols, and PCRS processes.
• Experience with insurance billing and medical invoicing.